Situation de départ
Une entreprise de paysagisme, avec des équipes sur le terrain la majeure partie de la semaine. Deux cartes de crédit circulaient entre les collaborateurs, sans réelle traçabilité de qui les utilisait, ni quand.
Les tickets de caisse étaient soit perdus, soit transmis des mois plus tard, souvent déjà illisibles : sur le terrain, ce n’est simplement pas la priorité du moment.
Même quand un ticket revenait correctement, il finissait dans un classeur, où l’encre thermique s’efface avec le temps et rend la pièce illisible.
Ce que ça coûtait
- Une comptabilité jamais à jour.
- De la TVA non récupérable, faute de pièce justificative valable.
- Aucun moyen simple de retracer qui avait quelle carte, et quand.
Diagnostic
Le problème n’était pas un manque de rigueur des équipes : un paysagiste sur un chantier n’a ni le temps ni la vocation de gérer l’administratif de chaque achat.
Le vrai point de friction se situait dans le système lui-même, qui ne captait l’information qu’après coup, parfois des mois plus tard, au lieu de la capter au moment même de l’achat.
Plusieurs solutions existent pour ce type de problème ; elles ont été recherchées et comparées, pour retenir celle qui correspondait le mieux au contexte et aux habitudes de travail de cette entreprise.
Mise en œuvre
La solution retenue : une carte de paiement professionnelle nominative pour chaque salarié concerné, connectée directement au système comptable.
Résultat
Part des tickets manquants
Le basculement s’est fait presque immédiatement, et le temps passé à rechercher un ticket perdu est désormais nul.
Accompagnement
Le dispositif est suivi dans la durée.
Les cartes s’ajustent aux arrivées et départs dans l’équipe, les limites sont revues si besoin, et les dépenses restent suivies salarié par salarié.