Situation de départ
Une entreprise de location de machines. Les factures fournisseurs arrivaient par plusieurs canaux différents : courrier papier, e-mails reçus à des adresses différentes selon l’expéditeur.
Chaque facture doit être validée par une, voire deux responsables, selon des règles précises : le montant, et la nature de la facture, administrative ou commande de matériel.
Ces deux personnes ne sont pas toujours présentes sur place.
Ce que ça coûtait
- Jusqu’à dix jours d’attente avant qu’une facture soit traitée.
- Des factures perdues, retrouvées seulement à la réception d’un rappel du fournisseur.
Diagnostic
Le problème n’était pas la logique de validation elle-même : les règles de répartition entre les deux responsables, selon le montant et la nature de la facture, avaient du sens et restaient pertinentes.
Le vrai point de friction se situait dans les chemins que prenait chaque facture pour atteindre le bon validateur : trop de canaux différents, courrier et e-mails à des adresses variables, sans aucune règle pour l’orienter automatiquement vers la bonne personne.
En outre, l’approche “physique” pose problème lorsque les personnes qui doivent valider les factures ne sont pas toujours sur site. Une digitalisation des factures et de la validation est dès lors toute indiquée.
Mise en œuvre
Un seul point d’entrée, une digitalisation complète et un aiguillage automatisé.
Résultat
Les factures sont désormais traitées quotidiennement.
Plus de rappel de fournisseur à gérer, une comptabilité à jour en continu.
Accompagnement
Le dispositif se consolide dans la durée.
Un travail de fond avec les fournisseurs pour généraliser l’envoi par e-mail, et un ajustement continu des règles d’assignation et des fréquences de notification.